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贵州工程职业学院关于规范 办学水平与办学条件评估材料整理工作的通知

发布人:评估建设办公室 日期:2019-12-20


贵州工程职业学院关于规范

办学水平与办学条件评估材料整理工作的通知

各部门、二级学院(部):

高等职业院校办学水平与办学条件评估材料是学院教育教学工作状态、过程和水平的直接体现, 评估材料准备过程是“迎评促建”工作非常重要的一个环节,各部门、二级学院(部)要在深刻理解办学水平与办学条件评估指标体系{见“贵州工程职业学院办学条件和办学水平评估工作实施方案”及其附件(贵工评估办〔2019〕2号文件)}内涵的基础上做好材料的归类、整理、保管工作。为保证材料及建档工作的顺利进行,现结合我院实际情况,特制定以下标准及要求:

一、评估材料工作的基本要求

评估材料的基本要求是: 客观、真实、规范、有序。材料的收集、整理、补充及完善是一个逐渐推进、循环往复的过程。评估材料的收集、补充、整理和撰写要坚持以下六项原则:

(一)真实性。各项材料要真实、可信,有据可查;要详实、精练,突出特点、优势和成绩;需要原件的,要提供原件。

(二)针对性。材料准备要依据评估指标体系,紧扣指标及重点考察内容的内涵,要切实体现学院改革与发展的主题,有说服力。

(三)规范性。评估材料的收集、整理、撰写、归档要规范统一。数据统计要符合评估方案及指标内涵说明的要求,数据统计实行归口管理,保证数据的唯一性;材料目录设置、立卷归档及材料的保管、移交要符合学院统一规范要求。

(四)层次性。整理各项材料总体思路要清晰,要突出主线,明确重点,条块明晰,有层次,有条理。

(五)有序性。所有材料要分类准确,编目清楚,排列有序,整齐美观,调用方便,查找无误。

(六)完整性。各部门、二级学院(部)材料,要求内容详实,项目明细;学院材料要求全面概括、高度提炼。

(注:对已自然形成的以往印证材料,按其原有格式归档。)

二、评建材料的收集

(一)材料时间范围

评估印证材料收集、数据采集时间原则上为近三年(部分材料要求2015年——2019年,见材料目录具体要求)的材料,根据不同工作的具体要求分别采用自然年度制和学年制两种方式,各部门根据相关工作要求收集材料。

(二)材料种类

评估印证材料主要包含以下几种类型:

1.文字材料: 指既往形成的诸如教学文件、工作计划、制度、实施方案、活动记录、成果总结、规划、纪要、媒体报道等历史性文档材料,现时整改建设中产生的成果材料或经验总结,以及为专家组提供相关的展示性文本材料。

2.统计材料: 既往和现时教学工作或活动中自然形成的各种原始状态数据及各类统计报表统计表格、报表和名册。

3.声像材料: 照片、影像文件等。

4.证书材料: 荣誉证书、获奖证书、锦旗、奖杯、奖牌、成果鉴定证书等。

5.实物材料: 获奖作品、科技作品、著作、教材、高级别论文期刊等。

6.其它材料: 能反映办学水平和办学条件的其它类型材料。

三、评建材料的整理

(一)原始材料整理

1.文字材料整理

对于在工作中形成的文件、资料,原则上按自然年度进行分类,而属于教学活动中形成的原始材料原则上按照学期进行分类。所有材料要求分类准确,编目清楚,整齐美观,查找无误,保证评估中专家调用材料方便、快捷。

总结性材料应能全面、准确地反映我院教学与管理工作的特色、优势,要对有关印证材料进行充分的提炼,确保能够充分反映评估指标要求。

2.声像、证书、实物材料整理

照片、影像文件等声像材料装袋后分类保存,并标明内容与数量。各类证书由收集单位准备好证书复印件。获奖作品、科技作品等实物材料须拍制照片,著作、教材须复印封面和版权页,论文须复印封面、目录和正文。所有声像、证书、实物材料要列出清单。

(二)材料整理要求

1.资料盒要求

1)资料盒规格

大小全部为A4,颜色统一为浅棕色,材质为牛皮纸;

2)材料盒面标签(正面)格式

如图1所示,文字采用黑体三号字体。

1.全日制在校生规模

1 文件盒正面格式示例

3)材料盒面标签(侧面)格式

如图2所示,文字采用黑体小一号字体


2  文件盒侧面格式示例

3)材料盒面内部装盒要求

文件盒内材料装盒顺序为:首先是本盒材料目录,然后是综述表,最后是按照目录顺序的印证材料。目录和综述表模板见附件1和附件2。

2.目录要求

1)评建材料目录共分二级:

一级目录:评估指标;

二级目录:为说明“评估指标”的印证材料类目;

要确保材料标题与材料目录名称的一致性。

2)目录格式

具体要求如下:

目录名称:三号字,黑体;

一级目录:小三号字,黑体;编号为“1”、“2”…等;

二级目录:四号字,黑体;编号为“1.1”、“1.2”…等;

3.文档格式要求(有原始材料可沿用原始材料)

以下文档规格要求主要是针对要撰写的学院自评报告等院级材料。原始资料、会议记录、学院印发的红头文件等已有文件材料以及有专门要求的文件沿用原有格式,不采用此格式;部门级材料可参照此格式要求执行。

1)纸张要求和页面设置

要     求

纸张

A4(210×297),幅面白色,双面打印或复印

页面设置

(采用默认设置)为上下均为2.54cm,左右均为3.17cm;一般材料应采用竖向打印;如表格等须横向打印的材料,上下均为3.17cm,左右均为2.54cm;

页眉

页码

页面下居中(封面不要页码)

2)封面

要     求

编号

本支撑材料在评估指标体系中的编号

黑体,四号,加粗,1.5倍行距

固定

标题

贵州工程职业学院办学水平与办学条件评估

黑体,二号,加粗,3倍行距;页面设置为纵向时分两行排版,页面设置为横向时一行排版

名称

前空一行,黑体,一号,加粗,3倍行距

日期

黑体,小三号,加粗,1.5倍行距

3)正文

要     求

标题

黑体,二号,加粗,居中,段前1行,段后1行,行距为固定值33磅

标题可分一行或多行居中排版,回行时,要做到词意完整,排列对称。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号

正文

小四号宋体字(英文用Times New Roman体小四),1.5倍行距,每自然段首左空2字

一级标题

为“一、XXXX”,用三号黑体加粗;段前0.5行,1.5倍行距,左空2字

二级标题

为“(一)XXXXX”,用小三号黑体加粗,1.5倍行距,左空2字

三级标题

为“1.XXXXX”,用四号黑体加粗,1.5倍行距,左空2字

四级标题

为“(1)XXXXX”,用小四号宋体,加粗,1.5倍行距,左空2字

表格

表名

按照表1、表2……顺序排列

表名黑体五号字,加粗;置于表的上方,居中,单倍行距,段前0.5行

边框

外边框用1磅实线,内部框线用1/2磅实线

文字

标题文字用小四号宋体,加粗,其它文字用小四号宋体,行距均为固定值20磅

说明

若有说明、注释写在表格下方,五号黑体,固定值18磅,段后0.5行

按照图1、图2……顺序排列

图名置于图的下方,黑体五号字,加粗,居中,单倍行距,段前0.5行,段后1行

附件

文件资料如有附件,在正文下一行左空2字用小四号宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字(如“附件1:×××××”);附件名称后不加标点符号

落款

凡不需加盖公章的资料应在正文右下方落款处署成文单位全称,在下一行相应处标识成文日期(中文年月日)。右空4个字

印刷和装订

双面印刷;左侧装订,不掉页。由于多数材料还要进行后续补充完善,对放入档案盒的材料暂不进行整册装订,但要用燕尾夹夹好,以防缺失。也可以单面印刷,但须保持整盒(册)材料方式一致。

说明及要求:①所有标题独立成行,不加标点。②文中所有序号,均要手工输入,不得使用word中的自动序号,以免影响删改。③除特别说明,各部门、单位上交材料均为此格式。

4.材料归档

所有材料要求分类准确,编目清楚,整齐美观,保证评估中专家调用材料的方便、快捷。

1)文本材料

应以“贵州工程职业学院办学条件和办学水平评估工作实施方案”(贵工评估办〔2019〕2号文件)的附件中评估指标体系任务分解表的要求为依据进行归档,并将材料参照评估指标体系进行分类整理,装入资料盒,同时保存相应的电子材料。

2)电子材料

所有录入文本材料都要保存电子文档,电子文档按 “贵州工程职业学院办学条件和办学水平评估工作实施方案” (贵工评估办〔2019〕2号文件)的附件中评估指标体系任务分解表的要求编排汇总。

3)材料汇编

按学院及评建任务责任部门的要求,相关部门配合做好汇编收集等相关具体工作。

5.材料收集整理的要求

1)各部门结合实际工作情况,按照“贵州工程职业学院办学条件和办学水平评估工作实施方案” (贵工评估办〔2019〕2号文件)的附件中评估指标体系任务分解表的要求,做好整理和收集相关材料的工作。

2)文字材料(原始材料及有特殊要求的除外)和复印材料原则上要求统一用A4纸。

四、材料的保管

全校各部门完成评估印证材料后统一交到评估建设办公室归档保管,须指定专人负责,并注意以下几点:

1.材料应使用大小统一的档案盒装盒后按序摆放,并指定专人管理,做好防火、防盗、防潮。

2.材料借阅必须办理登记手续,并限期归还,归还时由管理人员当面清点清楚,并在借阅登记本上进行注销,放回原来的位置,严防丢失。

3.所有的资料,任何人不得随意丢弃、销毁。对暂时无法归档的资料,可放在专用资料盒或资料袋内,并标注清楚,以便需要时调阅。

4.有关学院迎评工作的各类资料,任何人不得私自对外交流。

附件:1.材料目录表

      2.综述表

    贵州工程职业学院评估办

    2019年12月11日